1С:Управление торговлей 8 + CRM

1С:Управление торговлей 8 + CRM

Кейс № 1. Внедрение 1С:Управление торговлей (11.4.12.71)+CRM (3.0.19.31)

Компания занимается оптовой торговлей складского оборудования.

Бухгалтерский учет был переведен в 1С:Бухгалтерия 8.3, а управленческий учет велся в программе 1С:Управление торговлей 10.3, что делало невозможным обмен данными между программными решениями. В следствие чего руководством компании было принято решение о переходе на 1С:Управление торговлей 11 + CRM.

В процессе внедрения от пользователей поступил ряд вопросов. Отвечаем:

*Для ответов на вопросы используются приемы, аналогичные используемым на предприятии в конфигурации УТ 10.3. 

В конфигурации УТ11 есть одноименный справочник Сделка, который позволяет фиксировать первичный спрос покупателя, является основанием для создания Заказов покупателей, Реализаций товаров и услуг, Заказов поставщику, Коммерческих предложений и Актов выполненных работа.

Сделка может быть «процессной» — содержать определенное количество этапов, которые могут быть обязательными или не обязательными. В случае обязательных этапом менеджер не может перейти к следующему этапу, не выполнив в программе текущий.

Так-как в конфигурации УТ 10.3 справочника Сделка нет, под Сделкой будем понимать документ Заказ покупателя или документ Реализация товаров и услуг.

В конфигурации УТ11 большое значение для контроля над сделками играет документ Заказ клиента, который располагается в разделе Продажи – Заказы клиентов.

 

 

Для того, чтобы менеджер увидел все свои сделки, выполненные, находящиеся в процессе выполнения и запланированные, в журнале Заказы клиента ему нужно установить отборы по полям Текущее состояние, Менеджер и выбрать интервал просмотра.

 

 

Менеджер может выбрать своего пользователя в отборе один раз. При первом закрытии списка заказов клиентов программа запомнит выбранные значения и в дальнейшем будет открывать список заказов уже с установленными отборами.

Отбор по менеджеру в списке заказов выполняется по полю Менеджер из документа заказ покупателя, который располагается на вкладке Дополнительно.

 

 

Вместе с тем, карточка Клиентов содержит поле Основной менеджер. Отбор списка заказом можно сделать также по этому полю. Сделать это можно при помощи кнопки Еще – Настроить список.

Подробно настройка списка по Ответственному менеджеру показана на следующем видео.

 

СОСТОЯНИЯ ЗАКАЗОВ

  • Все открытые – все заказы кроме состояния Закрыт
  • Все ожидающие оплаты – все заказы, где на различных этапах ожидается оплата
  • Ожидается согласование – в случае, если включен режим согласования и у менеджера нет разрешения отклоняться от условий соглашения
  • Ожидается аванс (до обеспечения) – если в этапах оплату предусмотрен Аванс, и одной или нескольких позиций в заказе нет на остатках, такие позиции нужно обеспечить, например, заказать у поставщика или собрать из других позиций. Заказ у поставщика может быть недоступен до поступления Аванса. Состояние означает, что ожидается оплата, чтобы можно было заказать недостающие позиции.
  • Готов к обеспечению – условия по оплате выполнены, можно обеспечивать недостающий по заказу товар. Закупать у поставщика или делать сборку.
  • Ожидается предоплата (до отгрузки) – в случае если этапами оплаты по заказу предусмотрена предоплата.
  • Ожидается обеспечение – ожидается поступление на склад недостающих по заказу товаров
  • Готов к отгрузке – оплата в соответствии с этапами оплаты по заказу получена, обеспечение по недостающим позициям заказа выполнено.
  • В процессе отгрузки – оплата в соответствии с этапами оплаты получена, обеспечение в случае необходимости выполнено, во всех строках заказа проставлено действие Отгрузить, или Отгрузить обособленно но не по всем строкам заказа выполнена отгрузка.
  • Ожидается оплата (после отгрузки) – выводится если отгрузка выполнена, а в этапах оплаты выбран Кредит (после отгрузки)

  • Готов к закрытию — все операции по заказу завершены
  • Закрыт

Руководитель отдела продаж может просматривать сделки по всем менеджерам через раздел Продажи – Заказы клиентов. По умолчанию список заказов открывается без отбора по конкретному менеджеру и по состоянию заказов. Достаточно выбрать интересующее состояние заказа, например, «Все открытые», «Все ожидающие оплату» или «Готов к отгрузке».

В УТ11 во всех формах подбора, запущенных из документов, содержащих номенклатуру, можно не только видеть остаток товара, но и установить отбор только по тем позициям, которые есть в наличии.

В УТ 11 прямого доступа к документам оплаты, Поступление на расчетный счет и Списание с расчетного счета не предусмотрено.

Менеджер может видеть процент оплаты и процент отгрузки по Сделке через журнал заказы клиентов.

 

 

Для каждого заказа покупателя можно сформировать отчет «Состояние выполнения» в котором можно видеть планируемые и фактические даты и суммы поступления денежных средств.

 

 

Данные отчет доступен как из формы журнала Заказов клиентов, так и в каждом документе Заказ покупателя.

 


 

В приведенном примере видно, что оплата поступала двумя суммами, 94 836,60 и 15 259,64. При этом первая сумма поступила ранее запланированного. Но вторая оплата поступила с меньшей суммой и на момент 30.04.2015 образовалась задолженность. В правой части отчета видна отгрузка запланированная и фактическая. Таким образом менеджер получает полную информацию по оплатам и отгрузкам.

В том случае, если менеджеру отдела продаж все-же нужно видеть документы оплаты от покупателей, это можно сделать через раздел Казначейство – Безналичные платежи.

 

 

Для того, чтобы в журнал не выводилось лишней информации, выбираем организацию, период и выбираем Типы документов поступления денежных средств.

 

 

В том случае, если ответственный менеджер указан в Карточке Клиента в поле Основной менеджер, можно установить дополнительный отбор по менеджеру. Делается это через кнопку Еще – Настроить список.

Подробно как настроить показано в следующем видео.

 

В случае, если отбор по менеджеру нужно организовать из документа Заказ покупателя, штатными средствами настроить не получится. Потребуется доработка программы.

Иерархия контрагентов в УТ11 не предусмотрена.

В этой программе переработан принцип работы со справочником Контрагенты по отношению к конфигурации УТ 10.3. Так, например, для создания нового контрагента не нужно заполнять все его поля. Достаточно заполнить ИНН контрагента, программа при помощи сервиса «1С:Контрагент» заполнит все реквизиты по данным налоговой службы (данная возможность предоставляется при оформлении подписки на «1С:ИТС»).

Справочник логически разбит на два, Партнеры и Контрагенты, для гибкой настройки сложной структуры клиентов.

Партнеры/Контрагенты в программе логически разбиваются по Типу отношений: Покупатель, Поставщик, Конкурент, Другое.

Партнер с типом отношений Покупатель будет доступен (виден) в разделе Продажи и во всех документах, связанных с продажами.

Полный список Партнеров можно увидеть в разделе НСИ и администрирование – Партнеры

 

Дополнительное разбиение клиентов можно выполнить по дополнительным полям, таким как: Бизнес-регион, Сегмент рынка, Основная отрасль. По этим полям можно настраивать отбор в справочнике.

При необходимости Партнеров можно разбивать на Сегменты. Причем включать в сегмент можно как вручную, так и автоматически, например, по результату объема продаж за прошлые периоды.

 

 

Для подбора контрагента удобно использовать контекстный поиск прямо из документа, не открывая сам справочник. Поиск осуществляется по первым символам.

 

 

Или если нужно найти контрагента по фрагменту наименования, нужно провалиться в справочник и сразу начать набирать требуемый фрагмент.

 

 

Получаем следующий результат:

 

 

Внизу формы выбора Клиента присутствует отбор по Сегменту и «Только мои», который работает по реквизиту Основной менеджер в карточке Партнеры.

 

В УТ11 можно самостоятельно определять состав реквизитов табличных частей. Конечно в рамках тех данных, которые представлены на форме.

Добавление или отключение дополнительных реквизитов производится путем нажатия кнопки Еще – Изменить форму.

Настройка выполняется для каждого пользователя отдельно.

Для резервирования товара в УТ11 предусмотрен режим под названием обеспечение.

Выполняется резервирование через документ Заказ клиента.

 

Для контроля резервов в программе предусмотрена обработка в разделе Продажи – Состояние обеспечения заказов.

 

 

Если в обработке нажать кнопку Сформировать, будут выведены все заказы с резервами по всем менеджерам и клиентам. Данной формой удобно пользоваться с отбором по номенклатуре в случае если нужно разобраться, в каких заказах зарегистрирован резерв по требуемой позиции.

Автоматического снятия резерва в программе не предусмотрено. Если нужно снимать резервы, установленные ранее какой-то даны, требуется доработка программы.

В штатном режиме резерв снимается в момент отгрузки товаров. Нужно зайти в документ Заказ покупателя и установить обеспечение «Отгрузить».

 

 

Отгрузку можно делать по всем позициям или по части. В случае если по одной строке документа нужно часть товара отгрузить, а часть товара оставить в резерве, токую строку нужно разбить на две. В одной поставить обеспечение Отгрузить, во второй Резервировать.

 

 

ВАРИАНТЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ:

  • Отгрузить – устанавливается непосредственно перед отгрузкой товара. Товар остается недоступен для других заказов и реализаций.
  • Резервировать на складе – выполняется резервирование под данные заказ покупателя
  • Резервировать по мере поступления – произойдет автоматическое резервирование товара при его поступлении. Если по позиции на момент поступления будут несколько заказов, сначала зарезервируются те, которые были поставлены раньше в резерв.
  • Обеспечивать обособленно – доступного товара нет на складе и нужно выполнить его поставку или сборку конкретно под этот заказ. Данные позиции будут видны в разделе Закупки и по ним можно в групповом режиме
  • К обеспечению – доступного товара нет на складе требуется поставка или сборка. Позиции с данным состояние видны в разделе Закупки и по ним можно в групповом режиме формировать документы Заказ поставщику.
  • Не обеспечить – заказ не будет делать ничего

Допускается установка сразу нескольких видов обеспечения. Так, например, для одной позиции можно установить обеспечение «Резервировать» и «К обеспечению». При этом программа поставит в резерв доступное количество. А то количество товара, которого не хватило в доступном остатке, поставит «К обеспечению».

 

 

Сделки отдела закупок отображаются в программе аналогично сделкам отдела продаж, только через раздел Закупки – Заказы поставщикам.

 

Все сделки за все время можно просмотреть, установив отбор, а точнее сказать очистив отбор, «Текущее состояние» и выбрав (очистив) интервал журнала.

Просмотреть только открытые сделки, по которым ведутся работы, можно установив Текущее состояние в значение «Все открытые».

 

 

СОСТОЯНИЯ ЗАКАЗОВ:

  • Все – все заказы, в том числе закрытые
  • Все открытые – все заказы у которых не установлен статус Закрыт
  • Все ожидающие исполнения – заказы по которым поставка была произведена и ожидается оплата.
  • Ожидается согласование — если у Заказа поставщику установлен статус «Не согласован»
  • Ожидается аванс (до подтверждения) – у Заказа поставщику установлен статус «Согласован», в этапах оплаты присутствует «Аванс до подтверждения»
  • Ожидается подтверждение – Заказ согласован и аванс оформлен. Для перехода в следующее состояние необходимо установить статус Подтвержден
  • Ожидается предоплата (до подтверждения) – установлен статус Подтвержден и у заказа одним из этапов оплаты установлен «Предоплата (до отгрузки)»
  • Готов к поступлению – установлен статус Подтвержден и все оплаты «до отгрузки» выполнены
  • Ожидается поступление – поступление в процессе: не по всем позициям Заказа поставщику сделан документ Поступление; требуется создать Приходный ордер на товары (в случае ордерных складов); создан приходный ордер, но не создан документ Поступление.
  • Ожидается оплата (после поступления) – поступление выполнено, одним из этапов оплаты является Кредит (после отгрузки)
  • Готов к закрытию – по заказу выполнены все обязательства, выполнена полное поступление и оплата. Ожидается перевод заказа в статус Закрыт
  • Закрыт – установлен статус Закрыт

Руководитель отдела закупок так же, как и менеджеры отдела закупок все сделки видит через раздел Закупки – Заказы поставщикам. Если в шапке формы списка не выбирать отбор Менеджер, будут выведены все заказы.

Для удобства можно поле «менеджер» вывести в табличной части. Сделать это можно при помощи кнопки Еще – Изменить форму. Тогда можно смотреть сделки по всем менеджерам, с сортировкой по менеджеру.

 

 

Чтобы отсортировать список заказов, нужно нажать на заголовок той колонки, по которой нужна сортировка.

 

В УТ11 печатная форма товарного чека предусмотрена для документа ЧекККМ.

Для документа Реализация товаров и услуг эта форма.

Требуется доработка программы для добавления печатной формы или посредством механизма внешних печатных форм.

В УТ11 штатными средствами настроить уже существующий отчет или журнал документов проблематично.

Более целесообразно разработать новый отчет или обработку, имитирующую журнал документов с отборами.

В конфигурации, в разделе НСИ и администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки есть «Универсальный отчет» при помощи которого можно попробовать вывести требуемые данные.

Настроенный вариант ответа можно сохранить для использования пользователями в разделе Продажи или Закупки, чтобы не давать доступ к разделу НСИ и администрирование.

Scroll Up

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами.

Нажимая кнопку отправить вы соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.